Kuntayhtymän hallitus
Pöytäkirja 15.07.2021/Pykälä 68

160/02.08.00.01/2021 

KYH  § 68     Valmistelija: kuntayhtymän johtaja Antti Lehmusvaara

Selostus John Deere Forestry Oy (myöh. John Deere) on 28.6.2021 jättänyt hankintaoikaisuvaatimuksen Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallituksen 17.6.2021 tekemään päätökseen, joka koskee ajokoneiden hankintaa metsäalan opetukseen rahoitusleasingillä sekä vuokraamalla. 

 Hankintapäätös lähetettiin tiedoksi tarjouksen tehneille säh­köi­ses­ti 18.6.2021 muutoksenhakuohjeineen. John Deeren oikaisuvaatimus on saapunut Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymälle 28.6.2021 eli 14 päivän määräajassa. 

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä, Saimaan ammattiopisto Sampon metsäalan yksikkö järjesti tar­jous­kil­pai­lun B 5 2021 ajokoneet metsäalan opetukseen rahoitusleasingillä, sekä vuokraamalla. Hankinnan en­na­koi­dun arvon (alv 0 %) pe­rus­teel­la hankinta ylitti EU-kynnysarvon.

Hankinta kilpailutettiin avoimella menettelyllä ja hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 26.4.2021. Määräaikaan 27.5.2021 mennessä tarjouksen jätti kaksi toimittajaa, John Deere Forestry Oy ja Komatsu Forest Oy.

Tarjoukset avattiin 27.5.2021. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamisen yhteydessä John Deereltä pyydettiin 1.6.2021 lisätietokysymyksellä tarkennusta toimitusaikoihin. John Deereltä saadusta vastauksesta kävi ilmi, että yhtiö ei pysty toimittamaan ajokoneita tarjouspyynnössä ilmoitetussa aikataulussa tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Näin ollen tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen ja tarjous jouduttiin hylkäämään. 

Kuntayhtymän hallituksen 17.6.2021, 52 §, tekemällä päätöksellä ajokoneet metsäalan opetukseen päätettiin hankkia rahoitusleasingillä ja vuokraamalla Komatsu Forest Oy:ltä.  

John Deeren hankintaoikaisuvaatimuksen perusteet ja vaatimukset

Hankintaoikaisuvaatimuksessaan John Deere katsoo, että hankinta ei ole täyttänyt hankintalain julkiselle hankinnalle asetettuja kriteerejä ja John Deereä ei ole kohdeltu hankintalain edellyttämällä tavalla tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Oikaisuvaatimuksen kohdassa I John Deere esittää, että tarjouspyyntö on epäselvä toimitusaikojen osalta, koska leasingsopimuksen arvioiduksi alkamisajaksi on ilmoitettu 1.10.2021. Lisäksi vuokrakoneen osalta ilmoitettu vuokrakuukausien määrä ei John Deeren mukaan vastaa koko mainittua vuokrakautta, mikä myös antaisi tulkinnanvaraa toimitusajalle.

Oikaisuvaatimuksensa kohdassa II John Deere esittää, että hankinta ei ole ollut hankintalain 67 §:n mukaisesti riittävän selvä, eikä tarjouspyynnössä ole ilmoitettu kaikkia niitä tietoja, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä, jotta sen perusteella olisi voinut antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Oikaisuvaatimuksen kohdassa III John Deere katsoo, että jos tarjousta ei olisi perusteettomasti poissuljettu toimitusaikaan vedoten, heidän tarjouksensa on kokonaistaloudellisesti ylivoimaisesti edullisin.

Vaatimuksenaan John Deere pyytää Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymää perumaan hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaisemaan asian uudelleen John Deeren tarjous huomioiden.

John Deeren hankintaoikaisuvaatimus ja hankintaan liittyvät tarjousasiakirjat ovat esityslistan oheismateriaalina.

Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän vastaus hankintaoikaisuvaatimukseen

Tarjouspyynnön kohdassa II.1.4 Lyhyt kuvaus, on ilmoitettu leasingsopimuksen arvioiduksi alkamispäiväksi 1.10.2021.

Tämä jätti mahdollisuuden kohtuulliseen vaihteluun leasingsopimuksen alkamisajan suhteen, mutta Kuntaliiton hankinta-asiantuntijan konsultoinnin perusteella voimme todeta, että toimitusajan venyminen seuraavan vuoden puolelle ei täytä tarjouspyynnössä ilmoittamaamme toimitusajankohtaa. Useiden kuukausien viivästymistä toimituksen ajankohdassa ei voida pitää kohtuullisena.  

Ajokoneen hankintaan vuokraamalla on ilmoitettu tarjouspyynnön kohdassa II.1.4 Lyhyt kuvaus vuokrasopimuksen alkamisajankohdaksi yksiselitteisesti 1.10.2021.

Myös vuokrakuukausien lukumäärä on ilmoitettu tarjouspyynnössä oikein. Se muodostuu seuraavasti: 1.10.2021-31.5.2022 = 8 kk, 1.9.2022-31.5.2023 = 9 kk ja 1.9.2023-31.5.2024 = 9 kk. Tästä muodostuu vuokra-aika, yhteensä 26 kk. Tämä ei jätä tulkinnanvaraa vuokrasopimuksen alkamisajankohtaan liittyen.

Hankintayksiköllä on mahdollisuus pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjousta. Tämä tehtiin lisätietokysymyksellä 1.6.2021, jossa pyysimme John Deereltä täsmennystä toimitusaikoihin.

John Deeren 2.6.2021 tekemä ehdotus toimittaa käytetyt koneet ajankohdalla 1.10.2021-31.1.2022 on sen sijaan tarjouksen olennaista muuttamista, mitä hankintayksikkö ei voi sallia. Tällä menettelyllä olisi ollut olennainen vaikutus Komatsu Forest Oy:n asemaan, jonka tarjous on tehty tarjouspyynnön mukaisesti.

Hankintayksikkö on myös ilmoittanut tarjouspyynnön kohdassa II 1.4 Lyhyt kuvaus, että vuokrakoneet tulee vaihtaa uusiin joka vuokrakauden alussa, johon vuokraajan tuli sitoutua. Leasing-koneiden osalta ilmoitimme kohdassa Muut ehdot, että ajokoneen käyttötunnit saivat olla max. 5 000 h.

Tämänkään nojalla emme voi hyväksyä käytettyä konetta vuokrakoneeksi, koska se ei täytä tarjouspyynnön ehtoja.

John Deeren tarjous olisi voitu hyväksyä, mikäli tarjottu leasingkone olisi voitu toimittaa 1.10.2021, sekä uusi vuokrakone 1.10.2021 alkaen. Leasingkone olisi voinut olla myös käytetty, mikäli se olisi täyttänyt tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot annetut soveltuvuusvaatimukset.

Hankintalain mukainen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus voi toteutua vain, jos tarjoukset ovat keskenään yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Tämä edellyttää, että tarjouksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä, eikä sen jälkeen yhdellekään tarjoajalle anneta mahdollisuutta parantaa tarjoustaan tai muuttaa sitä oleellisesti.

John Deeren oikaisuvaatimuksessaan esittämä kokonaistaloudellisuuden vertailu ei ole yhteismitallinen eikä vertailukelpoinen toiseen tarjoajaan nähden, koska John Deeren tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen.

Edellä mainituin perustein katsomme, että hankinnassa ei ole rikottu hankintalain 3 §:n mukaista velvoitetta kohdella tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tarjouspyyntö on hankintalain mukaisesti ollut myös riittävän tarkka yhteismitallisten ja vertailukelpoisten tarjousten antamiseksi.

Päätösehdotus Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitus hylkää John Deeren hankintaoikaisuvaatimuksen perusteettomana ja pitää voimassa 17.6.2021 tekemänsä päätöksen ajokoneiden hankinnasta metsäalan opetukseen rahoitusleasingillä ja vuokraamalla Komatsu Forest Oy:ltä.

Päätös: Hyväksyttiin.

Lisätietoja antaa Kuntayhtymän johtaja Antti Lehmusvaara, p. 040 501 4244, antti.lehmusvaara@edusampo.fi