Kuntayhtymän hallitus
Pöytäkirja 21.11.2024/Pykälä 95

119/02.08.00.01/2024 

KYH  § 95     Valmistelija: kiinteistö- ja turvallisuuspäällikkö Kirsi Kouvo

Selostus K1 2025 / Ulkoalueiden talvikunnossapito. Hankinta-asia (ei-julkinen Julkisuuslaki §§ 6-7, 11). Pöytäkirja on julkinen, kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu. Tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoituksen jälkeen (pl. aineisto, joka sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia).

 1. Hankinnan kohde ja sopimuskausi

 Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä on pyytänyt tarjousta ulkoalueiden talvikunnossapitopalveluista. Hankinta on jaettu kahteen osa-alueeseen:

 Osa 1: Imatra

 Osa 2: Lappeenranta

 Tarjoaja voi tehdä tarjouksen yhdestä tai molemmista osa-alueesta. Kullekin osa-alueelle valitaan yksi sopimustoimittaja. Sopimuskausi alkaa 1.1.2025 ja päättyy 31.12.2026. Sopimusta voidaan jatkaa kahdella yhden vuoden mittaisella optiokaudella (1+1).

 2. Hankintamenettely

 Hankinta kilpailutettiin avoimella menettelyllä Cloudia tarjousportaalissa. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailua koskeva EU-hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa sekä TED-tietokannassa (Euroopan unionin julkisia hankintoja koskeva tietokanta) 10.10.2024.

 3. Tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset

 Tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä oli mahdollisuus jättää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa 28.10.2024 klo 12.00 mennessä. Kysymyksiä ei saapunut yhtään.

 4. Tarjousten määräaika

 Tarjouspyynnössä tarjousten toimittamiselle asetettiin määräajaksi 11.11.2024 klo 12.00

 5. Saadut tarjoukset

 Asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

 Osa1, Imatra: 

 . Kiinteistöhuolto Lyijynen Oy

 . LT Kiinteistöhuolto Oy

 . Sk Kiinteistö- ja saneerauspalvelu oy

 Osa 2, Lappeenranta:

 . LT Kiinteistöhuolto Oy

 . Sk Kiinteistö- ja saneerauspalvelu oy

 Tarjousten avaus ja vertailu toteutettiin kolmessa vaiheessa:

 . tarjoajan soveltuvuuden arviointi

 . tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

 . tarjouksen vertailu

 6. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

 Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä.

 Hankintayksikkö päätti sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle harkinnanvaraisella poissulkemisperusteella Sk Kiinteistö ja saneerauspalvelu oy:n tarjouksen viranomaistiedoista ilmenneiden maksamattomien verojen vuoksi.

 Muut tarjoajat todettiin vaatimusten mukaisiksi.

 7. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

 Tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteissä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteiksi, tai saataville pyydettäessä.

 Kiinteistöhuolto Lyijynen Oy:ltä ja LT Kiinteistöhuolto Oy:ltä pyydettiin lisätietoa käytettävästä kalustosta. Molempien tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

 8. Tarjousten vertailu

 Tarjouspyynnössä ilmoitettu valintaperuste oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Pisteet jakautuvat seuraavasti:

 - Hinta, max 90 pistettä

 - Laatu (kaluston Stage V -päästöluokitus), max 10 pistettä.

 Osa 1, Imatra: Kokonaistaloudellisesti edullisin oli Kiinteistöhuolto Lyijynen Oy:n tarjous, joka sai 100 pistettä.

 Osa 2, Lappeenranta: Kokonaistaloudellisesti edullisin oli LT Kiinteistöhuolto Oy:n tarjous, joka sai 90 pistettä.

 9. Hankintasopimus

 Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus allekirjoitetaan valitun toimittajan kanssa, kun päätös on saanut lainvoiman ja toimittajan tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotteet on tarkastettu. Päätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 vuorokauden kuluessa siitä, kun tarjoajat ovat saanut tiedon tai katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

 Ohessa tarjouspyyntö, avauspöytäkirja sekä hintavertailutaulukko (Sisältää julkisuuslain 24 §:n kohdan 20 perusteella salassa pidettävää tietoa). Kaikki hankintaan liittyvät tarjousasiakirjat ja tarjoukset ovat nähtävinä kokouksessa.

Päätösehdotus Kuntayhtymän hallitus päättää edellä esitetysti, että Imatran ulkoalueiden kunnossapitopalvelut hankitaan Kiinteistöhuolto Lyijynen Oy:ltä ja Lappeenrannan kunnossapitopalvelut hankitaan LT Kiinteistöhuolto Oy:ltä tarjousten mukaisesti.

Päätös: Hyväksyttiin.

Lisätietoja antaa Kuntayhtymän johtaja Antti Lehmusvaara, p. 040 501 4244, antti.lehmusvaara@edusampo.fi