Kuntayhtymän hallitus
Pöytäkirja 16.11.2023/Pykälä 107

185/02.08.00.01/2023 

KYH  § 107     Valmistelija: Hankinta-asiantuntija Mirka Kautonen

Selostus Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä on kilpailuttanut sähkötarvikkeet Saimaan ammattiopisto Sampolle. Hankinta on kilpailutettu avoimella menettelyllä Cloudia tarjousportaalissa. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta.

 Tarjouspyyntö julkaistiin 21.9.2023. Määräaikaan mennessä vastaanotimme neljä tarjousta. Tarjoajat olivat Onninen Oy, Sonepar Suomi Oy, Rexel Finland Oy ja Würth Elektronik Oy.

 Tarjouksen avaus ja vertailu toteutettiin kolmessa vaiheessa:

 - tarjoajan kelpoisuuden arviointi

 - tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

 - tarjouksen vertailu

 Hankinta oli jaettu kahteen eri osa-alueeseen. Osa-alueet olivat seuraavat:

 1. Osa-alue 1, sähkötarvikkeet Lappeenrannan toimipisteisiin

 2. Osa-alue 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin

 Kaikki tarjoajat tarjosivat osa-alueelle 1. sähkötarvikkeet Lappeenrannan toimipisteisiin. Osa-alueelle 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin saimme tarjoukset Onninen Oy:ltä, Sonepar Suomi Oy:ltä ja Würth Elektronik Oy:ltä.

 Sähkötarvikkeiden käyttökohteet sijoittuvat Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymän kiinteistöihin ja opetustyömaille. Kilpailutuksella valitaan sähkötarvikkeiden toimittaja sekä Lappeenrantaan, että Imatralle, molempiin yksi puitesopimustoimittaja. Puitejärjestelyn pituus on 36 kuukautta. Sopimukseen liittyy optio sopimuskauden jatkamisesta kahdella vuodella. Optio voidaan ottaa käyttöön vuosi kerrallaan tai samalla ilmoituksella molemmille vuosille.

 Hintavertailun perusteena on hinta (maksimipisteet 90,00), sekä laatu (maksimipisteet 10,00). Laadullisen kriteerin perusteena on, että tilaajalla on käytössään sähköinen tilausjärjestelmä. Hintavertailun perusteena toimii tarjouspyynnön liite 1. hintaliite sähkötarvikkeet -excel. Hintaliitteelle on koottu ostoskori eniten käytössä olevista tuotteista ja arvioiduista vuosittaisista kulutusmääristä. Tarjoajien tuli täyttää hintaliite-excel, johon muodostuva tuotteiden ostoskorin kokonaissumma toimii hintavertailupisteiden perusteena. Ilmoitimme myös, että kulustusmäärät ovat arvioita, emmekä sitoudu ilmoitettuihin ostomääriin.

 Kokonaistaloudellisisti edullisimman tarjouksen osa-alueelle 1. sähkötarvikkeet Lappeenrannan toimipisteisiin jätti Sonepar Suomi Oy saaden suurimmat kokonaispisteet hintavertailusta. Ostoskorin kokonaishinnaksi ilmoitettiin 16 702,29 (alv 0 %).

 Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen osa-alueelle 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin jätti Onninen Oy saaden suurimmat kokonaispisteet hintavertailusta. Ostoskorin kokonaishinnaksi ilmoitettiin 19 060,37 (alv 0 %).

 Molemmat tarjoajat saavuttivat täydet laadulliset pisteet.

 Sonepar Suomi Oy:n tarjousta Osa-alueelle 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin ei voitu hyväksyä hintavertailuun, koska se ei täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia myyntipisteen tuotevalikoiman suhteen. Tarjouspyynnön vaatimuksena ilmoitettiin, että myyntipisteen varastosta on saatavilla yleisempien tuoteryhmien tuotteisto, johon Sonepar Suomi Oy vastasi kieltävästi.

 Esitetään, että osa-alueelle 1. sähkötarvikkeet Lappeenrannan toimipisteisiin valitaan puitesopimustoimittajaksi Sonepar Suomi Oy, jonka ostoskorin kokonaishinta on 16 702,29 (alv 0 %). Tällöin puitesopimuksen arvoksi sopimuskauden ajaksi muodostuu 83 511,45 (alv 0 %).

 Esitetään, että osa-alueelle 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin valitaan puitesopimustoimittajaksi Onninen Oy, jonka ostoskorin kokonaishinta on 19 060,37 (alv 0 %). Tällöin puitesopimuksen arvoksi sopimuskauden ajaksi muodostuu 95 301,85 (alv 0 %).

 Molempien osa-alueiden sopimuksen kokonaissummaksi muodostuu täten 178 813,30 (alv 0 %).

 Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön erillisellä hankintasopimuksella, tai tilauksella aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoitteen tiedoksi.

 Tarjousasiakirjat ovat nähtävissä kokouksessa.

Päätösehdotus Kuntayhtymän hallitus päättää, että Osa-alueelle 1. sähkötarvikkeet Lappeenrannan toimipisteisiin hankitaan Sonepar Suomi Oy:n tarjouksen mukaisesti ostoskorin kokonaishintaan 16 702,29 (alv 0 %). Osa-alueelle 2. sähkötarvikkeet Imatran toimipisteisiin hankitaan Onninen Oy:n tarjouksen mukaisesti ostoskorin kokonaishintaan 19 060,37 (alv 0 %).

Päätös: Hyväksyttiin.

Lisätietoja antaa Kuntayhtymän johtaja Antti Lehmusvaara, p. 040 501 4244, antti.lehmusvaara@edusampo.fi

 Hankinta-asiantuntija Mirka Kautonen, puh. 040 769 3219, mirka.kautonen@edusampo.fi