Kuntayhtymän hallitus
Pöytäkirja 16.11.2023/Pykälä 110

175/02.08.00.01/2023 

KYH  § 110     Valmistelija: Hankinta-asiantuntija Mirka Kautonen

Selostus Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä järjesti tarjouskilpailun A 3 2023 Henkilöstöedut mobiilipalveluna. Hankinnan ennakoitu arvo (alv 0 %) ylitti EU-kynnysarvon.

 Alkuperäinen hankintailmoitus julkaistiin Cloudia Tarjouspalvelussa ja Hilmassa 15.8.2023. Tarjouspyyntöä muokattiin lisätietokysymysten perusteella ja korjattu versio julkaistiin 5.9.2023. Hankinta kilpailutettiin avoimella menettelyllä.

 Määräaikaan 21.9.2023 mennessä tarjouksen jätti kaksi toimittajaa; Epassi Finland Oy ja Smartum Oy.

 Kuntayhtymän hallituksen 10.10.2023, § 98 hankintapäätöksellä Henkilöstöedut mobiilipalveluna päätettiin hankkia Smartum Oy:ltä, jonka tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin hintavertailun perusteella.

 Hankintapäätös lähetettiin tiedoksi tarjouksen tehneille yrityksille sähköisesti 11.10.2023 muutoksenhakuohjeineen.

 Epassi Finland Oy toimitti 17.10.2023 Etelä-Karjalan kuntayhtymän kirjaamoon oikaisupyynnön, joka toimitettiin tiedoksi asianosaisille toimittajille 17.10.2023. Oikaisupyyntö koskee tarjouspyynnön kohtaa yhteiset kriteerit/tiedot, jossa pakollisena vaatimuksena kohta, jossa vaadittiin seuraavaa: Käyttäjä voi itse ladata maksuvälineelle rahaa maksamista varten. Lisälatauksesta ei saa periä palvelumaksua käyttäjältä, eikä palvelun tilaajalta.

 Oikaisupyynnössään Epassi Finland Oy ilmoittaa, että toimittajaksi valitun Smartum Oy:n oman rahan malli ei mahdollista sitä, että työntekijä voi ladata omaa rahaa maksuvälineelle ja hyödyntää sitä työnantajan tarjoaman edun ylittävän osuuden maksamiseen tai yleiseen maksamiseen. Epassi Finland Oy:n mukaan Smartum Oy ei siis täytä tarjouspyynnön vaatimuksia ja esittää tarjouksen hylkäämistä. Vaihtoehtoisesti Epassi Finland Oy mainitsee, että mikäli hankintayksikkö on tarkoittanut, että työnantaja perii työntekijöiltään edusta omavastuuosuuden, tarjouspyynnön vaatimukset on esitetty puutteellisesti, jolloin hankintapäätös tulisi hylätä.

 Oikaisupyynnön oikeellisuuden tarkastamiseksi Smartum Oy:ltä pyydettiin lausunto oikaisupyyntöön 17.10.2023.

 Vastine Epassi Finland Oy:n oikaisupyyntöön

 Saadun oikaisupyynnön ja lausunnon perusteella hankintayksikkö toteaa, että Epassi Finland Oy:n oikaisupyyntö on aiheellinen. Tarjouspyynnön ehdoton vaatimus siitä, että työntekijä voi ladata omaa rahaa maksuvälineelle ja hyödyntää sitä työnantajan tarjoaman edun ylittävän osuuden maksamiseen tai yleiseen maksamiseen, on ilmaistu tarjouspyynnössä epäselvästi. Ehdoton vaatimus on aiheuttanut erilaisia tulkintoja molempien tarjoajien kesken. Kilpailutus on syytä keskeyttää, jotta hankintayksikkö ei perusteettomasti estäisi tarjoajien osallistumista tarjouskilpailuun tai rajoittaisi kilpailua ja kilpailuttaa uudelleen tarkennetuin vaatimuksin.

Päätösehdotus Epassi Finland Oy:n oikaisupyynnön ja Smartum Oy:n lausunnon perusteella hankintayksikkö peruuttaa 10.10.2023 § 98 tehdyn hankintapäätöksen ja keskeyttää hankinnan A3 2023 Henkilöstöedut mobiilisovelluksena.

Päätös: Hyväksyttiin.

Merkittiin, että talous- ja hallintojohtaja Sari Salopelto poistui kokouksesta klo 16.54 ennen tämän asian päätöksentekoa.

Lisätietoja antaa Kuntayhtymän johtaja Antti Lehmusvaara, p. 040 501 4244, antti.lehmusvaara@edusampo.fi

 Hankinta-asiantuntija Mirka Kautonen, p. 040 769 3219,

 mirka.kautonen@edusampo.fi